Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Obsługa projekcji filmowych w cyfrowych formatach kinowych wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video do pokazów stacjonarnych(...)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 385314450

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek Nowomiejski 28

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ecfcamerimage.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ecfcamerimage.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Obsługa projekcji filmowych w cyfrowych formatach kinowych wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video do pokazów stacjonarnych(...)

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9c4540e2-4e23-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00396276

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00036912/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Przygotowanie oraz obsługa stacjonarnych projekcji filmowych w cyfrowych formatach kinowych z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/812611

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W celu skrócenia czasu udzielenia
odpowiedzi na pytania komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w zakresie:
- przesyłania Zamawiającemu pytań do treści SWZ;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art.
125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w
art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w
postępowaniu;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiotowych środków dowodowych;
- przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy - Prawo zamówień publicznych;
- przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy;
- przesyłania odwołania/inne
odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za
pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się
komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego. Zamawiający dopuszcza, opcjonalnie, komunikację za
pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami zgodnie z pkt.9.
Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące
odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na
platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny
Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.
2. Osoby wskazane do porozumiewania się z wykonawcami przy użyciu elektronicznych środków komunikacji w zakresie
postępowania/zamówienia:
- merytorycznym (przedmiotu zamówienia)
Dariusz Wyczółkowski, e-mail: dariusz@camerimage.pl
- formalnym (zagadnień proceduralnych)
Jacek Martenka, e-mail: zamowienia@ecfcamerimage.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w
rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4
maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz
zgodnie z przepisami krajowymi.
b) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych.
c) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą
osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a
także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
d) Dane osobowe wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy
przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
e) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 7 do SWZ.
f) Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych wykonawcy w celu innym niż cel określony w lit. b powyżej. Jeżeli
administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych
g) Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Do obowiązków tych należą:
-obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane
te wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał zamawiającemu w treści oferty lub
-dokumentów składanych na żądanie zamawiającego;- obowiązek informacyjny wynikający z art. 14RODO względem osób
fizycznych, których dane wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane wykonawca przekazuje zamawiającemu w treści
oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego.
h) W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne
oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem w
postępowaniu, wykonawca składa oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub
art. 14 RODO – treść oświadczenia została
zawarta w załączniku nr 7 do SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje, że: Posiada Pani/Pan na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących art. 16 RODO
prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; Nie
przysługuje Pani/Panu:- związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lube RODO prawo do usunięcia danych osobowych;- prawo do przenoszenia
danych osobowych, o którym mowa w art. 20RODO;- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych
osobowych, podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.”
Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów
zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu
terminu na ich wniesienie. Udostępnianie
protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9
ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub
światopoglądowe, przynależność do
związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania
osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o
udzielenie zamówienia. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane
osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub
organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających
przetwarzaniu), zamawiający może żądać od osoby występującej z
żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o
udzielenie zamówienia. Skorzystanie przez osobę, której dane
osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych
osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego
postępowania. W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o
którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą
przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ECFC.2600.7.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem Zamówienia jest przygotowanie oraz obsługa projekcji filmowych w cyfrowych formatach kinowych wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video do pokazów stacjonarnych przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy, sprzętu
i oprogramowania, z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszego zamówienia lub sprzętu istniejącego w danej lokalizacji, podczas Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych EnergaCAMERIMAGE 2023 w Toruniu odbywającego się w terminie od 11 listopada 2023 r. do 18 listopada 2023 r.
Na zakres przedmiotu zamówienia składa się:
Przygotowanie oraz obsługa stacjonarnych cyfrowych projekcji filmowych, wraz z przygotowaniem i konwersją filmów i materiałów video, w formacie 2K DCP lub 4K DCP
(w zależności od lokalizacji), oraz nagłośnienia w systemie Dolby Surround 5.1 lub 7.1 (w zależności od lokalizacji), przy użyciu sprzętu i oprogramowania własnego Wykonawcy,
sprzętu i oprogramowania, z którego Wykonawca ma prawo korzystać, przekazanego
przez Zamawiającego do czasowego używania na potrzeby niniejszej umowy lub sprzętu istniejącego w danej lokalizacji, we wszystkich lokalizacjach festiwalowych:
a) sala koncertowa w CKK Jordanki, (ul. Aleja Solidarności 1-3),
b) sala główna w Teatrze Horzycy (Plac Teatralny 1),
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 92130000-1 - Usługi projekcji filmów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-11-11 do 2023-11-18

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji wykonawcy na zgłoszenie błędu krytycznego lub awarii

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-22 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/812611

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-22 11:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-21

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3